Hoe maak je een factuur?

Stel, je hebt als zzp'er net je eerste opdracht afgerond. Je hebt goed werk geleverd en daar ben je trots op! Eindelijk kun je die verdiende factuur sturen. En dan wil je natuurlijk dat alles in één keer klopt. Hieronder lees je stap voor stap hoe je een factuur opstelt, vind je een voorbeeldfactuur en lees je welk btw-nummer erop moet en hoe het zit als je (nog) geen KvK-nummer hebt.

Zet alle verplichte gegevens op je factuur

De Belastingdienst bepaalt wat er op een factuur moet staan. Deze eisen gelden voor papieren én digitale facturen. Dit moet er in ieder geval op:

• je volledige naam en adres, en die van je klant;
• je KvK-nummer (als je ingeschreven bent) en je btw-nummer (btw-id);
• de factuurdatum en een uniek factuurnummer (elk nummer komt maar één keer voor en de nummers lopen door);
• de datum waarop je de producten of diensten hebt geleverd;
• een omschrijving van wat je hebt geleverd en de hoeveelheid of het aantal uren;
• het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag;
• het totaalbedrag inclusief btw.

Gebruik je verschillende btw-tarieven? Vermeld dan per tarief de bedragen apart. Doe je zaken met het buitenland, dan gelden soms extra eisen. Alle regels op een rij lees je in ons artikel over de wettelijke eisen voor facturen.

Welk btw-nummer zet je op je factuur?

Heb je een eenmanszaak? Dan heb je twee nummers van de Belastingdienst: een btw-identificatienummer (btw-id) en een omzetbelastingnummer. Op je factuur zet je altijd je btw-id. Dat herken je aan de NL aan het begin, bijvoorbeeld NL123456789B01. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst. Deel dat nummer niet met klanten, want bij een eenmanszaak zit je BSN erin. Beide nummers vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Kies hoe je je factuur maakt

Je bent vrij om te kiezen hoe je een factuur maakt. Welke manier het beste past, hangt vooral af van hoeveel facturen je verstuurt. Een factuur maken in Excel is prima als je een kleine klantenkring hebt. Ga je vaker factureren? Dan is een factuurprogramma al snel handiger. Je slaat je eigen gegevens en die van je klanten één keer op, de nummering en btw-berekening gaan automatisch en je facturen staan direct in je administratie.

Maak een duidelijke factuur

Je kunt je factuur zien als een visitekaartje voor je bedrijf. Er gelden geen wettelijke eisen voor de opmaak, maar een overzichtelijke factuur komt professioneel over. Zorg dat je logo en bedrijfsnaam direct opvallen en dat je klant meteen ziet welk bedrag hij wanneer moet betalen. Vermeld ook je rekeningnummer, of nog beter: een betaallink.

Een indeling die veel gebruikt wordt:

• kosten voor de producten of diensten;
• materiaalkosten;
• arbeidskosten of gewerkte uren;
• onkosten, zoals gereden kilometers;
• eventuele toeslagen;
• de btw.

Voorbeeld: zo ziet een factuur eruit

Hieronder zie je een voorbeeldfactuur van een zzp'er die een website heeft gebouwd voor een bakkerij. De groene nummers zijn verplicht, de oranje nummers niet verplicht maar wel slim om op je factuur te zetten.

Verstuur je factuur op tijd en bewaar een kopie

Stuur je factuur zo snel mogelijk nadat je hebt geleverd. Je klant heeft je werk dan nog vers in het geheugen. Wettelijk moet je factuur de deur uit vóór de 15e van de maand na de levering. Rond je bijvoorbeeld op 5 augustus een opdracht af, dan verstuur je de factuur uiterlijk 14 september.

Bewaar een kopie van al je facturen minimaal zeven jaar. Dat mag op papier of digitaal. Lever je aan de Rijksoverheid? Dan ben je verplicht een e-factuur te sturen; een pdf is dan niet genoeg. Lees meer over e-factureren.

Wordt je factuur niet op tijd betaald? Gebruik dan onze voorbeeldteksten voor een betalingsherinnering.

Uitzonderingen: wanneer gelden andere regels?

Eenvoudige factuur onder de € 100

Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan € 100? Dan mag je een eenvoudige factuur sturen met minder gegevens. Daarop staan in ieder geval de factuurdatum, je naam en adres, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag.

Factuur maken met de kleineondernemersregeling (KOR)

Maak je gebruik van de KOR? Dan reken je geen btw. Zet dan geen btw-tarief of btw-bedrag op je factuur en vermeld dat je gebruikmaakt van de KOR. Aan particuliere klanten hoef je dan zelfs geen factuur te sturen; een betaalverzoek mag ook. Zorg wel dat elke betaling terug te vinden is in je administratie.

Factuur maken zonder KvK-nummer

Niet iedereen die af en toe een klus doet, hoeft zich in te schrijven bij de KVK. Volgens de KVK kun je dan op twee manieren factureren:

• Je hebt wel een btw-nummer: dan stuur je een gewone factuur die voldoet aan de factuureisen.
• Je hebt geen btw-nummer: dan maak je een kwitantie als betaalbewijs. Daarop staan je naam en die van je opdrachtgever, wat je hebt geleverd, de datum van levering en het betaalde bedrag. Je ondertekent de kwitantie. Je inkomsten geef je op bij de Belastingdienst als resultaat uit overige werkzaamheden.

Twijfel je of je je moet inschrijven? Check dan de ondernemerscriteria van de KVK.

Met welke tools maak je eenvoudig een factuur?

Al overtuigd en wil je direct aan de slag? Dit zijn een aantal populaire factuurprogramma's:

Veelgestelde vragen

Wat moet er op een factuur staan?

In ieder geval je naam en adres, die van je klant, je KvK-nummer en btw-id, de factuurdatum, een uniek factuurnummer, de leverdatum, een omschrijving van wat je hebt geleverd en de bedragen met het btw-tarief en btw-bedrag.

Moet mijn btw-nummer op de factuur staan?

Ja, je btw-identificatienummer (btw-id) moet op je factuur staan. Gebruik je de KOR, dan zet je geen btw op de factuur, maar vermeld je dat je gebruikmaakt van de KOR.

Mag ik een factuur sturen zonder KvK-nummer?

Heb je wel een btw-nummer, dan kun je een factuur sturen. Heb je geen btw-nummer, dan maak je een kwitantie als betaalbewijs.

Gelden er andere regels voor een factuur als zzp’er?

Nee. Als zzp’er ben je gewoon ondernemer, dus voor jouw factuur gelden dezelfde eisen als voor elke andere ondernemer. Wel kom je als zzp’er vaker in een situatie waarin het iets anders werkt. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan zet je geen btw op je factuur. Werk je voor particulieren, dan ben je meestal niet verplicht een factuur te sturen. En sta je niet ingeschreven bij KVK, dan stuur je een kwitantie. Bekijk ook onze factuurprogramma's voor ZZP. 

Wanneer moet ik een factuur versturen?

Zo snel mogelijk na de levering, en in ieder geval vóór de 15e van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Minimaal zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een termijn van tien jaar.